بی تردید روابط عمومی یکی از بخشهای حساس و مهم هر گردهمایی بوده و کمیته روابط عمومی با بهره گیری از روشهای مناسب ارتباطی ، تبلیغاتی ، انتشاراتی و سمعی و بصری می تواند ابزار مناسبی برای دست یابی به اهداف مورد نظر هر گرد همایی باشد به نظر می رسد کمیته روابط عمومی همایش با تقسیم به کار گروههای ذیل می تواند منسجم تر و بهتر در انجام وظیفه محوله کوشا باشد
الف. کار گروه ارتباط رسانه ای
ب .""""" تبلیغات
ج. """"" سمعی وبصری
د . کارگروه اینترنت
ه. """"" انتشارات
و . """"" سنجش و ارزیابی
الف . کارگروه ارتباط رسانه ای :
1. تهبه و تدوین اخبار ، اطلاعیه ها و تنظیم و اجرای سیاستهای خبری...
2. ارتباط با رسانه های گروهی و هماهنگی با خبرنگاران برای پوشش خبری مناسب اخبار همایش
3. ارسال دعوتنامه مراسم افتتاحیه و اختتامیه برای رسانه های جمعی
4. تهیه و ارسال اخبار همایش به رسانه های جمعی و پیگیری انعکاس مناسب اخبار همایش در رسانه ها
5. ارسال فراخوان مقالات برای درج در رسانه های جمعی
6. تهیه و چاپ گزارش همایش قبل و بعد از برگزاری همایش در قالب گزارش آگهی ( رپرتاژ) در رسانه ها
7. برگزاری مصاحبه مطبوعاتی دبیر همایش برای بیان موضوعات همایش
8. هماهنگی به منظور حضور دبیر هماییش در استودیوی خبر صدا و سیما
9. تهیه و تدوین بولتن جراید که اخبار همایش را انعکاس داده اند
ب. کار گروه تبلیغات :
1. اجرای امور خطاطی ، طراحی و گرافیک ، پارچه نویسی ، بنر و تهیه تیزر تلویزیونی و تراکت تبلیغاتی و خیر مقدم و..
2.تهیه و توزیع اقلام تبلیغاتی ( خودکار ، فولدر ، کیف ، بروشور و ... )
3.تبیلغات داخل و خارج سالن و تزیین سالن و فضا سازی های مورد نیاز و تهیه لیبل معرفی سخنرانان و اعضای پانل
4. برنامه ریزی برای بازدید از مراکز دیدنی شهر و استان محل برگزاری همایش
5. تهیه ارم و لوگوی همایش و طراحی سربرگ a4, a5 همایش
6. طراحی دعوت نامه افتتاحیه و اختتامیه همایش
7. تهیه شعار همایش
8. طراحی کارتهای شناسایی عوامل اجرایی همایش
9. تهیه و چاپ بروشور اطلاعات مورد نیاز شرکت کنندگان و نقشه و کروکی شهر و مکان برگزاری همایش
10. تهیه نماد و پرچم سازمانهای مشارکت کننده در همایش
ج. کار گروه سمعی و بصری :
1. مستندسازی همایش و تهیه و تدوین فیلم و عکس مراحل برگزاری همایش
2.اجرای تمام امور عکاسی و فیلمبرداری و سمعی و بصری و صوتی و تصویری همایش
3. تهیه سرود جمهوری اسلامی ، سرودها و کلیپهای مورد نیاز
4. تهیه میکروفونهای مورد نیاز
5. تهیه تجهیزات مورد نیاز برای ارائه مقالات نظیر اپک ، اورهد ، اسلاید ، ویدیو پروژکتور و ....
د . کار گروه اینترنت :
1. ایجاد وب سایت و وبلاگ ویژه همایش
2.قراردادن اخبار همایش در شبکه اینترنت به منظور اطلاع رسانی به علاقه مندان
3.قراردادن لینک همایش در وب سایت سازمانهای مشارکت کننده
4.استخراج و جمع آوری مطالب مرتبط با همایش از اینترنت
5.راه اندازی خبرنامه الکترونیکی همایش و ارسال اخرین اخبار از طریق پست الکترونیکی برای متقاضیان
ه. کار گروه انتشارات :
1. تکثیر مدارک و مستندات مورد نیاز همایش
2.تهیه و تدوین خبرنامه و مجموعه مقالات
3. چاپ پوستر همایش
4.تکثیر فراخوان مقالات ( تهیه توسط کمیته علمی و اجرایی )
و. کار گروه سنجش و ارزیابی :
1. تهیه و تدوین فرم نظرسنجی به منظور ارزیابی شرکت کنندگان از موضوعات همایش
2. جمع بندی فرمهای نظر سنجی و ارائه آن به مقامات ذیربط
3. جمع اوری نظرات ، پیشنهادها ، خاطرات ، دیدگاهها و ...
4. تهیه پیام از یک مقام مسوول کشوری برای قرائت در مراسم افتتاحیه و اختتامیه
نکات مهم در برگزاری مطلوب همایش که باید توسط کمیته روابط عمومی لحاظ شود
1. اگر زمان گردهمایی با برخی وقایع مهم ملی و مذهبی ( نظیر دهه مبارکه فجر ، ماه محرم و.... ) تلاقی پیدا کند انعکاس اخبار همایش تحت الشعاع این وقایع قرار خواهد گرفت .
2. ارسال کلیه مصوبات و صورتجلسات سایر کمیته ها به کمیته روابط عمومی الزامی است.
3. مراسم افتتاحیه و اختتامیه بهتر است به صورت ذیل هماهنگ شود :
الف . مراسم افتتاحیه : پخش سرود ، قرایت قران کریم ، سخنرانی و خیر مقدم دبیر یا رییس همایش ، قرایت پیام از یک شخصیت کشوری ، سخنرانی مقام مسوول استانی یا کشوری
ب. اختتامیه : سرود ، قران ، جمع بندی و ارائه نتایج توسط دبیر علمی همایش ، قرائت قطع نامه ، اهدای هدایا و تقدیر از اعضای ستاد اجرایی و برگزاری کنندگان ، تهیه عکس یادگاری
تبصره : تعیین قاری و مجری بر عهده کمیته روابط عمومی همایش می باشد .
4. تامین امکانات مورد نیاز رسانه ها ( تسهیلات حمل و نقل و اختصاص چند خط مستقیم تلفن و فاکس ) اثر مستقیم بر انعکاس اخبار همایش دارد .
5. بودجه و تجهیزات مورد نیاز کمیته روابط عمومی باید به دقت و توسط اعضای کمیته تخمین زده شده و به کمیته پشتیبانی و مالی اعلام شود.
6. مدیر روابط عمومی سازمان برگزار کننده در همایشهایی که با مشارکت چندین سازمان و نهاد برگزار می شود بهتر است به عنوان دبیر و یا مسوول کمیته روابط عمومی انتخاب شود .
از مدیران محترم روابط عمومی و صاحبنظران علوم ارتباطات و روابط عمومی تقاضا می کنم نظرات ، پیشنهادها و انتقادات خویش را به منظور تکمیل این مقاله از طریق پست الکترونیکی daemi82@yahoo.com به اینجانب اعلام نمایند.
شبیر دائمی
مدیر روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی گرگان